SOAL UAS

Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Mata Pelajaran/Standar Kompetensi : Mengelola Peralatan Kantor

Kompetensi Dasar                           : Melakukan Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Materi Pembelajaran 3:

Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

A.  Pengertian Pengadaan

      Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan 

      perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. 

B.  Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Pengadaan

•   Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
•   Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
•   Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor  dalam kegiatan operasional.
•   Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
•   Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
•   Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
•   Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur. 

C. Langkah-Langkah Pengadaan

• Pengajuan surat permohonan ke gudang
• Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
• Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
• Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
• Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
• Bendahara meminta persertujuan ppimpinan.
• Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
• Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
• Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
• Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

D. Langkah-Langkah Pengadaan Barang Tidak Habis Pakai

• Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai   
• dengan rencana kegiatan serta  dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
• Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana,  urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

  

E. Kegiatan yang harus Dilakukan Dalam Pengadaan

     1.  Penyimpanan

          Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka

          efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan 

          harus memperhatikan:

          - Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.

          - Memenuhi syarat penyimpanan barang.

          - Memperhatikan sifat barang yang disimpan.

          - Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.

          - Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

     2. Pemeliharaan

         Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi 

         baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai 

         jadwal yang telah dilaksanakan. 

     3. Adminstrasi perlengkapan

         Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. 

         Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh 

         suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan 

         lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.      

Sumber:
Modul Mengelola Peralatan Kantor Jilid 1, Musyawarah Guru Mata Pelajaran Administrasi Perkantoran Kabupaten Sleman

Peralatan, Bahan ATK & Perabotan Kantor

Mata Pelajaran/Standar Kompetensi : Mengelola Perlatan Kantor

Kompetensi Dasar                            : Melakukan Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Materi Pembelajaran 2

Peralatan, Bahan ATK & Perabotan Kantor

      A.    Peralatan Kantor

1.      Pengertian peralatan kantor

Peralatan kantor (office appliences) adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk.

2.      Jenis-jenis peralatan kantor

·         Bak surat  (desk try)

·         Kalender meja (desk calender)

·         Mistar (ruler)

·         Pena (pen)

·         Tangkai pena (pen holder)

·         Gunting (shears)

·         Cap tanggal (band date)

·         Bantalan cap (stamp pad)

3.      Gambar peralatan kantor

      B.     Bahan ATK

1.      Pengertian bahan ATK

Bahan ATK/Perbekalan kantor (office suplies)  (ofyaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama.

2.      Macam-macam bahan ATK

Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)

Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.

3.      Gambar bahan ATK

 

 

      C.     Perabot Kantor

1.      Pengertian perabot kantor

Perabot kantor (office furniture) yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.

2.      Macam-macam Perabot Kantor

A.    Meja kantor 
      Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

·    Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.

·  Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.

·        Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tappi digunakan untuk fungsi yang lain.

·     Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja  kantor adalah:

No	Jenis Meja	Ukuran	Fungsi
1	meja besar atau satu biro	p = 121,5 cm l = 71 – 80 cm t = 74 cm	biasanya digunakan oleh direktur
2	meja sedang atau meja ½ biro	p = 96,5 cm l = 71 cm t = 74 cm	biasanya digunakan oleh kepala bagian
3	meja biasa	p = 120 cm l = 70 – 72 cm t = 75 cm	meja ini digunakan oleh pegawai biasa
4	meja khusus	sesuai dengan kegunannya	juru tik, insinyur, desainer dll
5	meja rapat	sesuai dengan jumlah peserta rapat	kegiatan rapat atau pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil

                 B.  Kursi.

    Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :

    ·         Dapat diatur tinggi rendahnya.

    ·         Dibuat secara kokoh.

    ·         Disesuaikan dengan bentuk badan orang.

    ·         Mempunyai penyangga belakang.

                 C.  Lemari

    Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari 
    atau alat  penyimpan di kantor antara lain:

   ·   Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen     yang belum difile atau belum disimpan.

   ·  Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang      sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.

  · Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.

                    D.   Filling Cabinet

        Filling cabinet adalah alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.

         3.     Perabot Kantor Tempelan

                     Perabot kantor tempelan (office fixture) yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu

                     dengan bangunan lain di kantor. Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan 

                     gedung, rak buku yang menempel di dinding.

                4. Contoh Perabot Kantor Tempelan

Sumber:
Modul Mengelola Peralatan Kantor Jilid 1, Musyawarah Guru Mata Pelajaran Administrasi Perkantoran Kabupaten Sleman

Mesin-mesin/Alat Kantor (Office Automation Equipment/Tools)

Mata Pelajaran/Standar Kompetensi : Mengelola Perlatan Kantor

Kompetensi Dasar                            : Melakukan Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Materi Pembelajaran 1

Mesin-mesin/Alat Kantor (Office Automation Equipment/Tools)

A. Pengertian Mesin-Mesin Kantor

            Mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.

B. Pemilihan mesin-mesin kantor

·         Mesin benar-benar diperlukan.

·         Jenis mesin hendaknya praktis.

·         Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja

·         Mesin dapart mempercepat terselesaikannya pekerjaan

·         Mutu mesin harus benar-benar baik

·         Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja

·         Masin dapat digunakan untuk berbagai keperluan

·         Pemeliharaan mesin mudah dilakukan

·         Pelatihan untuk pengoperasian mesin dapat dilaksanakan dengan mudah

·         Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan

·         Tersedia ruang kantor untuk meletakan mesin.

 C. Jenis-jenis mesin kantor

1.      Pesawat Telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Gambar pesawat telepon

2.      Faksimili

Faksimili adalah   mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang

hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

                                                                   Gambar Faksimili

3.      Mesin Stensil

Mesin Stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk  lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.

Gambar Mesin Stensil

4.      Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Gambar Proyektor OHP

5.      Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.

Dua Jenis Printer:

                  Leser Jet (menggunkan leser seperti pada mesin fotokopi)

                  Inkjet (menggunakan tinta)

Gambar printer

6.      Mesin Ketik

Mesin ketik adalah mesin yang digunakan untuk mencetak data atau mengetik data berupa teks secara manual.

Jenis-jenis mesin ketik ada dua yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik.

Gambar mesin ketik manual

Gambar mesin ketik elektronik

            7.      Mesin komputer

Mesin komputer adalah mesin yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan kita seperti untuk melakukan pembuatan/pengetikan dokumen, untuk presentasi, untuk menghitung secara cepat dan merupakan suatu alat yang digunakan untuk mengelola data yang dapat digunakan sesuai dengan perintah yang telah dirumuskan.

Gambar komputer

       D. Keuntungan mesin-mesin kantor

·         Menghemat tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapaat mengerjakan pekerjaan lain.

·         Menghemat waktu kerja.

·         Meningkarkan ketelitian dan mutu kerja.

·         Mengurangi rasa bosan dan stress.

·         Pekerjaan tampak menjadi lebih baik.

·         Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek.

·         Mengurangi kelelahan pegawai.

·         Memberikan informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajemen.

       E.   Kerugian mesin-mesin kantor

·         Mesin tidak dapat menyelesaikan pekrjaan yang memrlukan kecerdasan dan analisa tinggi.

·         Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi.

·         Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan bagi operator.

·         Fleksibillitas beberpa mesin kurang.

·         Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada mesin.

F. Faktor-faktor dalam memilih perlengkapan kantor dan mesin-mesin kantor

           ·        Pekerjaan dan cara penyelesaiannya

Sebelum melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas sehingga dalam pelaksanaanya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan benar-benar mendukung dalam pencapaian tujuan.

·        Kebutuhan pegawai perseorangan

Setiap pegawai di kantor melaksanakan pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas. Dengan demikian setiiap pegawai memerlukan peralatan yang mungkin berbeda dengan pegawai yang lain.

·        Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan

Dengan adanya perlengkapan dan mesin kator maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran atau biaya seharusnya dapat ditekan, sehinigga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan untuk membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang.

·        Fleksibilitas penggunaan.

Mesin hendaknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu pekerjaan.

·        Harga dan penanaman modal

Pengadaan perlengkapan hendaknya memperhatikan keuangan yang dimiliki perusahaan, jika memang akan melakukan pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yang awet dan menjadi aset bagi perusahaan.

·        Kemampuan kesatuan

Keberadaan mesin harus dapat mendukung pekerjaan di suatu kesatuan kerja.

·        Nilai keindahan

Keindahan merupakan suatu faktor yang sangat penting untuk menambah semangat kerja dan produktivitas kerja karyawan.

·        Preferensi pegawai

Segala jenis perlengkapan yang akan menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan kelayakan berdasarkan pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yang sangat penting.

·        Pengaruh terhadap syatat-syarat pegawai

Syarat disini adalah berkaitan dengan kemampuan yang ditentukan untuk menjadi pegawai dan syarat mengenai jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan.

·        Ramalan mengenai beban pekerjaan

Memprediksi mengenai jumlah dan jenis pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan peralatan kantor yang baru, dengan melakukan remalan maka alat yang dibeli dapat digunakan dalam jangka yang lebih lama.

·        Kualitas pekerjaan tata usaha

Jika tata usaha menginginkan hasil kerja yang baik maka perlatan yang dibeli harus mendukung untuk mencapai tujuan tersebut.

Sumber:
Modul Mengelola Peralatan Kantor Jilid 1, Musyawarah Guru Mata Pelajaran Administrasi Perkantoran Kabupaten Sleman