Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Mata Pelajaran/Standar Kompetensi : Mengelola Peralatan Kantor

Kompetensi Dasar                           : Melakukan Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Materi Pembelajaran 3:

Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

A.  Pengertian Pengadaan

      Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan 

      perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. 

B.  Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Pengadaan

•   Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
•   Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
•   Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor  dalam kegiatan operasional.
•   Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
•   Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
•   Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
•   Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur. 

C. Langkah-Langkah Pengadaan

• Pengajuan surat permohonan ke gudang
• Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
• Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
• Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
• Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
• Bendahara meminta persertujuan ppimpinan.
• Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
• Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
• Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
• Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

D. Langkah-Langkah Pengadaan Barang Tidak Habis Pakai

• Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai   
• dengan rencana kegiatan serta  dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
• Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana,  urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

  

E. Kegiatan yang harus Dilakukan Dalam Pengadaan

     1.  Penyimpanan

          Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka

          efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan 

          harus memperhatikan:

          - Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.

          - Memenuhi syarat penyimpanan barang.

          - Memperhatikan sifat barang yang disimpan.

          - Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.

          - Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

     2. Pemeliharaan

         Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi 

         baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai 

         jadwal yang telah dilaksanakan. 

     3. Adminstrasi perlengkapan

         Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. 

         Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh 

         suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan 

         lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.      

Sumber:
Modul Mengelola Peralatan Kantor Jilid 1, Musyawarah Guru Mata Pelajaran Administrasi Perkantoran Kabupaten Sleman