Mesin-mesin/Alat Kantor (Office Automation Equipment/Tools)

Mata Pelajaran/Standar Kompetensi : Mengelola Perlatan Kantor

Kompetensi Dasar                            : Melakukan Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Materi Pembelajaran 1

Mesin-mesin/Alat Kantor (Office Automation Equipment/Tools)

A. Pengertian Mesin-Mesin Kantor

            Mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.

B. Pemilihan mesin-mesin kantor

·         Mesin benar-benar diperlukan.

·         Jenis mesin hendaknya praktis.

·         Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja

·         Mesin dapart mempercepat terselesaikannya pekerjaan

·         Mutu mesin harus benar-benar baik

·         Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja

·         Masin dapat digunakan untuk berbagai keperluan

·         Pemeliharaan mesin mudah dilakukan

·         Pelatihan untuk pengoperasian mesin dapat dilaksanakan dengan mudah

·         Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan

·         Tersedia ruang kantor untuk meletakan mesin.

 C. Jenis-jenis mesin kantor

1.      Pesawat Telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Gambar pesawat telepon

2.      Faksimili

Faksimili adalah   mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang

hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

                                                                   Gambar Faksimili

3.      Mesin Stensil

Mesin Stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk  lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.

Gambar Mesin Stensil

4.      Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Gambar Proyektor OHP

5.      Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.

Dua Jenis Printer:

                  Leser Jet (menggunkan leser seperti pada mesin fotokopi)

                  Inkjet (menggunakan tinta)

Gambar printer

6.      Mesin Ketik

Mesin ketik adalah mesin yang digunakan untuk mencetak data atau mengetik data berupa teks secara manual.

Jenis-jenis mesin ketik ada dua yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik.

Gambar mesin ketik manual

Gambar mesin ketik elektronik

            7.      Mesin komputer

Mesin komputer adalah mesin yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan kita seperti untuk melakukan pembuatan/pengetikan dokumen, untuk presentasi, untuk menghitung secara cepat dan merupakan suatu alat yang digunakan untuk mengelola data yang dapat digunakan sesuai dengan perintah yang telah dirumuskan.

Gambar komputer

       D. Keuntungan mesin-mesin kantor

·         Menghemat tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapaat mengerjakan pekerjaan lain.

·         Menghemat waktu kerja.

·         Meningkarkan ketelitian dan mutu kerja.

·         Mengurangi rasa bosan dan stress.

·         Pekerjaan tampak menjadi lebih baik.

·         Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek.

·         Mengurangi kelelahan pegawai.

·         Memberikan informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajemen.

       E.   Kerugian mesin-mesin kantor

·         Mesin tidak dapat menyelesaikan pekrjaan yang memrlukan kecerdasan dan analisa tinggi.

·         Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi.

·         Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan bagi operator.

·         Fleksibillitas beberpa mesin kurang.

·         Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada mesin.

F. Faktor-faktor dalam memilih perlengkapan kantor dan mesin-mesin kantor

           ·        Pekerjaan dan cara penyelesaiannya

Sebelum melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas sehingga dalam pelaksanaanya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan benar-benar mendukung dalam pencapaian tujuan.

·        Kebutuhan pegawai perseorangan

Setiap pegawai di kantor melaksanakan pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas. Dengan demikian setiiap pegawai memerlukan peralatan yang mungkin berbeda dengan pegawai yang lain.

·        Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan

Dengan adanya perlengkapan dan mesin kator maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran atau biaya seharusnya dapat ditekan, sehinigga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan untuk membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang.

·        Fleksibilitas penggunaan.

Mesin hendaknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu pekerjaan.

·        Harga dan penanaman modal

Pengadaan perlengkapan hendaknya memperhatikan keuangan yang dimiliki perusahaan, jika memang akan melakukan pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yang awet dan menjadi aset bagi perusahaan.

·        Kemampuan kesatuan

Keberadaan mesin harus dapat mendukung pekerjaan di suatu kesatuan kerja.

·        Nilai keindahan

Keindahan merupakan suatu faktor yang sangat penting untuk menambah semangat kerja dan produktivitas kerja karyawan.

·        Preferensi pegawai

Segala jenis perlengkapan yang akan menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan kelayakan berdasarkan pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yang sangat penting.

·        Pengaruh terhadap syatat-syarat pegawai

Syarat disini adalah berkaitan dengan kemampuan yang ditentukan untuk menjadi pegawai dan syarat mengenai jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan.

·        Ramalan mengenai beban pekerjaan

Memprediksi mengenai jumlah dan jenis pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan peralatan kantor yang baru, dengan melakukan remalan maka alat yang dibeli dapat digunakan dalam jangka yang lebih lama.

·        Kualitas pekerjaan tata usaha

Jika tata usaha menginginkan hasil kerja yang baik maka perlatan yang dibeli harus mendukung untuk mencapai tujuan tersebut.

Sumber:
Modul Mengelola Peralatan Kantor Jilid 1, Musyawarah Guru Mata Pelajaran Administrasi Perkantoran Kabupaten Sleman